فاکتور رسمی بدون ارزش افزوده

به هر سندی که مهر و امضا داشته باشد و تحت عنوان فاکتور در یک معامله از جانب فروشنده به خریدار تحویل داده شود. فاکتور رسمی گفته می شود. در صورتی که این فاکتورها توسط یکی از طرفین به اداره امور مالیاتی ارائه گردد آنگاه صورتحساب رسمی می باشد و می تواند برای طرفین حق ایجاد کند. شما می توانید جهت استعلام فاکتور رسمی مبادرت نمایید.

مجتمع ثبتی ایلیا در این مقاله تلاش بر آن دارد تا به مطالبی درباره فاکتور رسمی بدون ارزش افزوده بپردازد. خاطرنشان می شویم که برای برقراری ارتباط با مشاوران و کارشناسان مجتمع حقوقی ایلیا می توانید فرم مشاوره آنی رایگان را کامل کنید تا مشاوران و کارشناسان ما با شما تماس بگیرند هم چنین می توانید با شماره تلفن های مجتمع ایلیا تماس بگیرید و از تجربیات مشاوران و کارشناسان ما در این مجموعه ثبتی بهره مند شوید.

صدور فاکتور رسمی بدون ارزش افزوده

1- برای صدور فاکتور ارزش افزوده یا فاکتور ارزش افزوده دار ابتدا باید مبنای تعیین ارزش افزوده مشخص شود تا بتوان نسبت به محاسبه آن اقدام نمود به عنوان مثال مبنای واردات خدمات معادل ارزش ریالی خدمات وارداتی و در خصوص کالاهای داخلی مبلغ کالا می باشد.

۲، به دلیل اینکه اطلاعات خریدار در صورتحساب نوع دوم ثبت نمی شود، مالیات و عوارض پرداختی به عنوان اعتبار مالیاتی برای خریدار محسوب نمی شود. چنانچه خریدار قصد استفاده از مالیات و عوارض پرداختی به عنوان اعتبار مالیاتی را داشته باشد باید از فروشنده صدور صورتحساب شماره 1 را درخواست نماید یا اینکه فروشنده اطلاعات کامل خریدار را در صورتحساب شماره 2 قید نموده و آن را مهر و امضاء و تایید نماید.

٣. در حالت های زیر فروشنده به جای صدور فاکتور شماره 2 باید از فاکتور شماره 1 استفاده کند:

•  وجود کالاهای معاف و مشمول در فاکتور صادره
• وجود کالاهای با نرخ های متفاوت مالیاتی (سوخت و دخانیات و …) در صورت حساب
•  تعلق تخفیف به هر ردیف صورت حساب

۴. مؤدیان می توانند بر حسب نیاز، صورتحساب های مورد استفاده را در اندازه، شکل یا رنگ های مختلف تهیه کرده و به صورت کامپیوتری یا دستی آن را تکمیل نمایند ولی معمولاً اندازه ای که شرکت ها و اشخاص از آن استفاده می کنند سایز A4 است.

۵. مدارک مرتبط با ارزش افزوده باید به مدت 10 سال نگهداری شوند تا در زمان مورد نیاز به آنها مراجعه شود بنابراین در زمان سفارش فاکتور دستی، کاغذ مرغوبی انتخاب کنید. در ضمن به مسئول چاپخانه اعلام کنید که قصد دارید اطلاعات فاکتور را به صورت دستی یا با استفاده از چاپگر تکمیل کنید.

در صورت استفاده از چاپگر نوع کاغذ را طوری انتخاب کنید که مشکلی در چاپ به وجود نیاید. همچنین در صورت تکمیل دستی می توانید کاغذ را از نوع بدون کاربن و یا کاربن دار انتخاب کنید.

۶ قبل از چاپ نهایی فاکتور توسط چاپخانه، پیش نویس آن را دریافت و به دقت کنترل کنید. در صورت عدم وجود اشتباه و تطابق با نمونه مورد تأیید سازمان امور مالیاتی سفارش خود را قطعی کنید.

۷. در صورت تکمیل دستی اطلاعات فاکتورها، از خودکار و مواردی استفاده کنید که ماندگاری زیادی داشته باشند و به راحتی محو نشوند. رنگ استفاده شده مهم نیست اما معمولا رنگ مشکی یا آبی رسمی تر است و بیشترین استفاده را دارد.

۸ شماره صورتحساب های دستی باید به صورت چاپ افست یا ملخی و به رنگ قرمز و کمی برجسته باشد تا توسط کارشناس مالیات ارزش افزوده به راحتی تأیید شود. استفاده از شماره زن دستی (نمراتور) و چاپ دیجیتال مورد قبول نیست.

۹. برخی از شرکت ها و اشخاص از کاغذهایی که فقط روی آن شماره سریال وجود دارداستفاده و بقیه موارد را که شامل جدول، نام کالا است به صورت پرینت ثبت می نمایند. این صورت حسابها به هیچ عنوان مورد تأیید سازمان امور مالیاتی نیست.

در فاکتورهای چاپی باید شماره سری فاکتور، مشخصات دقیق فروشنده، جدول خام مربوط به مشخصات خریدار، جدول مشخصات کالا و قیمت  و کادر جدول چاپ شده باشد.

۱۰. اولین فاکتور باید از شماره ۱ شروع شود. در برخی از شرکتها در ابتدای شماره فاکتور، سال صدور هم ذکر می شود به عنوان مثال فاکتورهای سال ۱۳۹۵ به صورت ۹۵۰۱، ۹۵۰۲، ۹۵۰۳، .. و فاکتورهای سال ۱۳۹۶ به صورت ۹۶۰۱، ۹۶۰۲، ۹۶۰۳ و غیره شماره گذاری میشود که اشکالی ندارد اما در این حالت باید در زمان رسیدگی به ارزش افزوده توضیحات کافی به کارشناس مالیاتی ارائه شود. پیشنهاد ما شماره گذاری به صورت عادی می باشد.

۱۱. تعداد فاکتورهایی که برای هر سال نیاز است بستگی به حجم فروش شرکت یا شخص دارد مثلا در شرکتی ممکن است در طی یک سال بیش از ۱۰۰۰ عدد فاکتور صادر شود و در شرکت دیگری کمتر از ۱۰ مورد. در زمان سفارش چاپ باید به این موضوع توجه شود.

۱۲. در صورتی که تعداد فاکتورهای چاپ شده بیش از تعداد فاکتورهای استفاده شده در یک سال باشد، می توان از بقیه فاکتورها در سال بعد هم استفاده کرد. مثلاً چنانچه در یک سال فقط 37 شماره از 100 شماره فاکتور موجود استفاده شده باشد بابت سال بعد می توان از شماره 38 به بعد استفاده کرد و نیازی به چاپ فاکتور جدید نیست.

در این صورت با توجه به اینکه معمولاً اولین فاکتور صادر شده توسط نرم افزارهای حسابداری در هر سال مالی از عدد ۱ شروع می شود بین شماره فاکتور کاغذی و شماره فاکتور نرم افزار مغایرت به وجود می آید که باید در زمان رسیدگی توضیحات کافی در خصوص دلیل مغایرت به کارشناس مالیاتی ارائه شود.

۱۳. برای هر سال مالی می توان سری فاکتور جدیدی که از شماره ۱ شروع می شود تهیه کرد ولی باید فاکتورهای استفاده نشده هر سال تا ۱۰ سال بعد نگهداری و در صورت نیاز به کارشناس مالیاتی ارائه شود.

تمام شماره سریال فاکتورها اعم از صادره، ابطالی و استفاده نشده باید به ترتیب وجود داشته باشد و در زمان رسیدگی، در صورت درخواست کارشناس مالیاتی ارائه شود. نبود حتی یک مورد از فاکتورها می تواند دردسر ساز شود.

۱۴. تعداد نسخه های هر فاکتور به سیستم شرکت بستگی دارد اما به طور معمول هر فاکتور دارای ۲یا ۳ نسخه است که هر نسخه دارای رنگ متفاوتی است. در حالت ۲ نسخهای یک نسخه در اختیار خریدار قرار داده می شود. یک نسخه هم به سند حسابداری ضمیمه می شود.

در حالت ۳ نسخه ای، یک نسخه به خریدار ارائه می شود و یک نسخه ضمیمه سند حسابداری می شود و نسخه سوم به صورت جداگانه بایگانی می شود تا در زمان نیاز دسترسی به آن آسان باشد.

۱۵. سعی کنید در توزیع نسخه های فاکتور روال ثابتی داشته باشید به عنوان مثال اگر نسخه های شما 3 برگی و در رنگهای سفید، قرمز و آبی وجود دارد همیشه نسخه سفید را به خریدار تحویل دهید، نسخه قرمز را به سند حسابداری ضمیمه کنید و نسخه آبی را بایگانی کنید.

۱۶. اطلاعات ذکر شده در صورتحسابها حداقل موارد مورد نیاز است ولی مؤدیان مالیاتی می توانند بر حسب نیاز خود مواردی را در آنها اضافه کنند. این اطلاعات می تواند مواردی مانند لوگوی شرکت، شماره حواله انبار یا شماره حساب بانکی جهت واریز مبلغ توسط مشتریان باشد.

۱۷. کلیه اطلاعات موجود در فاکتور به ویژه مشخصات فروشنده و خریدار باید تکمیل شود. درغیر این صورت مالیات ها و عوارض مندرج در صورت حساب هایی که اطلاعات به طور کامل درج نگردیده باشد، بر اساس مفاد ماده (۱۷) قانون مالیات بر ارزش افزوده به عنوان اعتبار مالیاتی قابل کسر از مالیات های وصول شده یا قابل استرداد نخواهد بود.

۱۸. از نظر قانونی محدودیتی بابت تعداد ردیف ها در فاکتور وجود ندارد و مؤدی می تواند تعداد ردیف ها را افزایش یا کاهش دهد.

۱۹. در مواردی که فاکتورهای شما چاپ شده و به صورت دستی و یا از طریق کامپیوتر تکمیل می شوند و اقلام ارائه شده به مشتری بیشتر از تعداد ردیف های فاکتورها است بهتر است اقلام فوق در 2 فاکتور جداگانه ثبت شود.

به عنوان مثال چنانچه مشتری 8 قلم کالا خریداری کرده است و فاکتورهای چاپ شده دارای 7 ردیف هستند بهتر است تعدادی از اقلام خریداری شده را در فاکتور اول و باقیمانده را در فاکتور دوم ثبت کنید.

۲۰. در صورت بروز اشتباه در زمان صدور فاکتور یا عدم انجام معامله پس از صدور فاکتور مربوطه را ابطال نموده و تمام نسخه های آن را نگهداری کنید تا در زمان رسیدگی به کارشناس مربوطه ارائه دهید.

۲۱. در صورت تغییر مواردی مانند آدرس می توانید از فاکتورهایی که روی آن آدرس قبلی ثبت شده استفاده کنید و پس از تمام شدن فاکتورهای قدیمی در فاکتورهای جدید آدرس فعلی را وارد کنید (البته باید تغییر آدرس به سازمان امور مالیاتی اعلام شود. در صورت تغییر مواردی مانند نام شرکت بهتر است در صورت امکان فاکتور جدید با نام فعلی چاپ و استفاده شود.

۲۲. تکمیل اطلاعات فاکتورهای دستی با استفاده از نرم افزارهایی مانند اکسل بهتر از نوشتن دستی می باشد و ظاهر زیباتری هم دارد. برای انجام این کار ابتدا در نرم افزاری مانند اکسل اطلاعات خریدار و کالا یا خدمات را نوشته و روی کپی فاکتور خام چاپ بگیرید.

در صورت نیاز محل قرار گرفتن نوشته ها را جابجا کنید تا در محل مربوطه قرار بگیرد. پس از تنظیم نهایی، اطلاعات را روی فاکتورهای اصلی چاپ کنید.

۲۳. راه ساده تری برای تکمیل اطلاعات صورتحساب وجود دارد و آن هم استفاده از نرم افزارهایی است که بابتچاپ فاکتور ارزش افزوده در اینترنت موجود می باشد. می توانید آنها را با قیمت مناسب خریداری، نصب کرده و برای چاپ فاکتور استفاده کنید.

البته پیش از چاپ در این نرم افزارها هم باید محل قرارگیری نوشته ها روی فاکتور را کنترل کنید و هم چنین از فروشنده معتبری آن را خریداری کنید.

۲۴. در صورتی که فاکتورهای تهیه شده در طی سال به اتمام برسد شماره فاکتورهای جدید باید در ادامه فاکتورهای قبلی باشد و شماره تسلسل حفظ شود.

۲۵. آخرین و شاید مهم ترین نکته قابل ذکر درباره فاکتورها این است که تمام مؤدیان مالیاتی بدون در نظر گرفتن اینکه مشمول ارزش افزوده هستند یا نه باید از نمونه فاکتورهای ذکر شده در این فصل استفاده و گزارش های خرید و فروش فصلی را ارسال کنند.

در انتها خاطرنشان می شویم که در صورت روبروشدن با هر سوال و مسئله ای می توانید با مشاوران و کارشناسان مجتمع ایلیا تماس بگیرید.