مبانی حقوقی ثبت شرکت ها

هر چند قوانین ثبتی در ایران جزء قوانین اولیه می باشد و قدمت آن از سایر قوانین از جمله قانون مدنی و جزا و تجارت بیشتر است، لکن بررسی و شناخت مباحث مرتبط به مبانی حقوقی ثبت شرکت ها به تازگی در بین حقوقدانان رواج پیدا نموده و حائز اهمیت گردیده است.

حقوق ثبتی دارای ویژگی های منحصربه فرد خود می باشد که این امر در حقوق  تحلیلی ثبت شرکت ها به مراتب دارای اهمیت بیشتری می باشد. در اکثر کشورها حقوق ثبت شرکت ها از یک نظام مشخص و معینی تبعیت می نماید.

در برخی از الگوهای ساختاری بر طبق مستندات بانک جهانی، نظام ثبت شرکت ها برخی از کشورها به سمت نظام تفتیشی سوق داده می شوند و در برخی دیگر از کشورها نظام ثبت شرکت ها، نظام اعلامی می باشد. همچنین شناسایی مقررات ثبت شرکت ها در دسته بندی حقوق عمومی و یا حقوق خصوصی و یا تمییز قوانین امری و یا تکمیلی در این حوزه از حقوق می تواند در حقوق تحلیلی ثبت شرکت ها بسیار حائز اهمیت باشد.

از طرفی شناخت دقیق قوانین ماهوی و مقایسه آن با قوانین شکلی می تواند موجبات تسهیل فرایند ثبتی را شرکت های تجارتی فراهم آورد.

در پندهای 140 و 143 مجموعه بخشنامه های ثبتی نیز برای امضاء و تنظیم دفاتر ثبت شرکت ها تشریفاتی پیش بینی شده است که نوعی مغایرت هایی وجود دارد که موجب برداشت های حقوقی متفاوت از آن گردیده است.

یکی دیگر از موارد اختلافی مراجع ثبت شرکت ها، امضاء دفاتر از سوی نمایندگان  و وکلاء شرکت می باشد که برخی از مراجع ثبتی این نوع  نمایندگی را قبول و برخی دیگر  امضاء نمایندگان شرکت، هیات مدیره و یا مدیر عامل را با ابهام مورد عنایت قرار می دهند.

فی الحال و در شرایط کنونی به نظر می رسد  با توجه به دستور العمل چگونگی ثبت الکترونیکی شرکت ها و موسسات غیر تجاری به شماره نامه 138746/93 مورخ 2/9/1393 ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک، مراتب چگونگی اقدام در خصوص مراجعه ذی سمت و احراز نماینده یا وکیل جهت امضاء دفاتر الکترونیکی و تائید تاسیس و تغییرات انواع شرکت ها و موسسات غیرتجاری بدین شرح امکان پذیر باشد.برای مراجعه و امضاء آگهی های ثبتی اشخاص حقوقی (موضوع ماده 8و11 دستورالعمل مذکور) مدیران و یا دارندگان حق امضاء و یا نماینده و وکلاء آن ها(اعم از وکلاء دادگستری و یا وکلای رسمی) و یا اشخاص ماذون از طرف هیات مدیره و یا مجمع عمومی که در سامانه معرفی شده اند می توانند به عنوان ذی سمت دفاتر الکترونیکی ثبت شرکت ها را امضا نمایند که در این خصوص معاونت امور اسناد بیان داشته( وکالتنامه ای رسمی را مراجع قضایی هم بدون هیچ تردیدی  پذیرفته و در سایر ادارات و سازمان ها نیز همین گونه است در خصوص سایر وکالتنامه های عادی دیگر رویه به سمت قبولی می باشد)

برطبق نظریه  شماره 13706/93 مورخ 28/08/1393 دفتر حقوقی  سازمان ثبت اسناد و املاک(با توجه به جایگاه هیات مدیره  در شرکت و نیز اعتبار تصمیمات مجامع عمومی شرکت، اشخاص ماذون از طرف هیات مدیره و یا مجمع عمومی می تواند نسبت به ثبت کلیه صورتجلسات و امضاء دفاتر ثبت شرکت ها اقدام نماید) همچنین طی نامه شماره  133743/90 مورخ 20/07/1390 دفتر حقوقی سازمان متبوع انجام امور اداری به موجب وکالتنامه رسمی که مثبت سمت متقاضی می باشد امکان پذیر می باشد.

به موجب مکاتبه شماره 96698/92 مورخ 4/6/1392 دفتر حقوقی سازمان ثبت بیان شده: برطبق مواد 656 و 662 قانون مدنی در باب وکالت مبنی بر اعطای حق قانونی به اشخاص جهت اخذ وکیل، مراجعه اشخاص حقیقی( اعم از وکیل رسمی یا غیر آن با ارائه وکالتنامه رسمی تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی) برای ثبت اشخاص حقوقی فاقد ایراد قانونی می باشد.

با بیان مطالب فوق در شرایط کنونی تنظیم و امضاء دفاتر ثبت شرکت ها متاثر از دستورالعمل سازمان ثبت اسناد و املاک می باشد و به نظر می رسد برای امضاء دفاتر ثبت شرکت ها، مدیران و یا دارندگان حق امضاء و یا نماینده و وکلاء آن ها (اعم از وکلاء دادگستری و یا وکلای رسمی) ویا اشخاص ماذون از طرف هیات مدیره و یا مجمع عمومی می توانند دفاتر ثبت شرکت ها را امضاء نمایند.

با  خلاصه از مطالب مذکور،شرکت های خارجی چنانچه بخواهند در ایران فعالیت تجاری نمایند، در صورتی که در کشور خود به عنوان شرکت قانونی شناخته شوند و مشروط بر عمل متقابل از سوی کشور متبوع می توانند با تاسیس و ثبت شعب یا نمایندگی در اداره ثبت شرکت های تهران فعالیت نمایند.

شعبه شرکت خارجی در ایران توسط رکن (مقام اداره کننده) به نام نماینده عمده اداره می شود که در آیین نامه اجرایی قانون ثبت شرکت ها به آن اشاره شده است . در ماده (23) آیین نامه ثبت شرکت ها نماینده عمده چنین تعریف شده است:( مقصود از نماینده عمده شرکت خارجی که در قانون ثبت شرکت ها مذکور است کسی است که شرکت خارجی به او اختیار لازم داده و تعهدات او به سمت نمایندگی شرکت تعهدات خود شرکت محسوب می گردد)

لذا میزان مسئولیت و اختیارات نماینده عمده، به موجب اختیارنامه مصدق از طرف شرکت مادر ایرانی مشخص می گردد. مشخصات نماینده عمده می بایستی در اظهار نامه تنظیمی و وکالتنامه مرتبط با آن مشخص گردد. بنابراین در ارکان اجرایی شرکت های خارجی و شعب و نمایندگی خارجی در ایران سمت های همچون مدیر عامل و یا رئیس هیات مدیره پیش بینی نشده است و اداره امور همان طور که بیان شد بر عهده نماینده می باشد.

همچنین در شرکت های تجارتی دو نوع رابطه وجود داشته که رابطه  نخست بین شرکاء و سهامداران شرکت که به نوعی رابطه قراردادی بوده و قابل احترام می باشد و رابطه دوم فی مابین شرکت با اشخاص ثالث و یا دولت  و جامعه می باشد که تسری قوانین تکمیلی در این حوزه بادقت بیشتری صورت می پذیرد. لذا در روابط بین شرکاء در شرکت تجارتی معمولا قوانین تکمیلی جایگاه ویژه ای داشته، معذلک در روابط و مقررات بین شرکت با اشخاص ثالث و یا دولت منافع عمومی  در نظر گرفته می شود و لذا قوانین به سمت الزامی بودن آن سوق داده می شود. علیهذا مهم ترین ضابطه ی  تشخیص قوانین امری ازتکمیلی، مفهوم نظم عمومی است. اگر قانون مربوط به نظم عمومی شود، امری است و اگر مربوط به حفظ منافع خصوصی  و شخص شود، تکمیلی است.

شایان ذکر است در امور روابط مالی و تصمیم گیری بین شرکاء شرکت، اصل بر تکمیلی بودن آن هاست مگر این که خلاف آن ثابت شود. قواعد مربوط به حقوق ثبت شرکت ها که به نوعی از جمله قوانین اداری و حاکمیتی بوده  در زمره ی قوانین امری می باشند.